Microsoft Outlook 365

Aperçu

Mode de prestation

Classe virtuelle

Durée

7 heures (2 demi-journées)

Auditoire

Tous les employés de SPC à tous les niveaux

Description

Avis : SPC assume les frais liés aux séances de Microsoft, peu importe le nombre de participants. Veuillez être consciencieux de votre inscription et vous engager à la respecter. Si vos plans changent, veuillez annuler 12 jours ouvrables avant la date de début de la formation.

Utilisez les éléments d’Outlook pour communiquer efficacement et gérer votre agenda. Ajoutez vos contacts à votre carnet d’adresse et créez des groupes de contactes afin d’optimiser l’envoi massif de courriels.
 
Introduction – Outlook dans l’environnement M365

• Les différentes manières d’accéder à Outlook dans l’écosystème M365
• Via Office Online
• Via l’application sur le poste de travail
• Les différences

Capsule 1 - Concepts généraux :

• Créer un tableau de bord à l’aide du calendrier
• Travailler efficacement le dossier Calendrier pour une bonne gestion des rendez-vous
• Améliorer la planification quotidienne et hebdomadaire
• Travailler le dossier Tâches pour mieux gérer les suivis de dossiers, qu’ils soient des dossiers clients, projets, administratifs ou autres
• Centraliser les tâches afin de mieux prioriser et d’éliminer les longues listes de choses à faire, les piles et les « post-it » qui encombrent le bureau
• Travailler les courriels qui donnent lieu à des tâches et des suivis

Capsule 2 - Concepts de gestion du temps abordés pendant la formation :

• Passer de la gestion à la consommation efficace du temps
• Neuf habilités essentielles en gestion du temps
• Impacts de l’éparpillement des tâches,
• Importance des suivis en gestion du temps,
• Importance et avantages de la planification quotidienne et hebdomadaire.

Capsule 3 - Outlook en tant qu’outil de gestion du temps :

• Introduction à la gestion du temps.
• Optimisation du logiciel et création du tableau de bord de gestion du temps (Gestion des affichages et options importantes à mettre en place pour un bon démarrage).
• Distinction des 4 éléments de gestion du temps dans Microsoft Outlook.
• Les effets du travail en silo ou de l’éparpillement.
• L’équation gagnante pour une bonne organisation.
• Gestion des dates de suivi dans une tâche.
• Gestion des catégories et des priorités.
• Gestion des suivis de dossiers, des suivis clients et des projets.
• Gestion des alertes pour réduire les interruptions.
• Cycle de vie du courriel.
• Introduction au classement.
• Gestion des courriels dans le temps en utilisant les options de suivi et de tâche.
• Création et gestion des rendez-vous et événements.
• Comment planifier son temps avec Microsoft Outlook et/ou To-Do
• La planification : activité essentielle en gestion du temps. Pourquoi planifier?

Capsule 4 - Outlook en tant qu’outil de communications

• Identifier les éléments pouvant aider ou nuire à la gestion du temps
• Définir quand, comment et pourquoi utiliser le courriel
• Gérer la perte de temps due aux interruptions par courriels
• Utiliser plus judicieusement les champs À, CC et le CCI
• Utiliser judicieusement les dossiers dans Outlook
• Effectuer des recherches efficaces
• Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception et les trier plus facilement et plus efficacement
• Automatiser certaines actions répétitives à l’aide des actions rapides
• Créer des modèles de courriels et des QuickPart
• Assimiler le cycle de vie du courriel et les meilleures pratiques pour faire des suivis et ne rien oublier
• Pour les utilisateurs Office 365
  • Comment Microsoft Teams peut aider à améliorer la gestion des communications, diminuer les CC et favoriser la collaboration tout en étant plus efficace.

Objectifs d'apprentissage
À la fin du cours, les participants seront en mesure d'accomplir les tâches suivantes:

• Comprendre les concepts principaux du fonctionnement de l'interface Outlook
• Envoyer et recevoir des messages
• Gérer les messages
• Gérer son emploi du temps avec les dossiers Calendrier et Tâches
• Gérer ses contacts

Auditoire cible
Employés de SPC qui utilisent Microsoft Outlook

Préalable(s)
​S’adresse à toute personne initiée à Microsoft Outlook.

Ancien code de cours : MS365-OK-SSC